Trzy decyzje, które podejmujemy, zanim ekipa techniczna zacznie pracę

06.08.2026

Ola Wróblewska

Kasia to nasza Project Managerka, która decyduje, kto pojedzie na Twoje produkcje.

Jeśli Twoja produkcja jest w Polsce, Kasia jest głównym kontaktem. Jeśli produkcja jest w Niemczech, Austrii albo gdziekolwiek indziej, rozmawiasz z Robinem, ale i tak ekipa, która przyjedzie, została wybrana i zbriefowana przez Kasię.

Oto trzy decyzje, które podejmuje przy każdym jobie.

01 – Kto jedzie na job

Dostępność to najprostsza część. Prawdziwe pytanie brzmi: kto ma odpowiednie umiejętności.

Kasia dobiera ludzi do konkretnego zadania: rozładunek TIRów, przenoszenie casów, montaż światła, budowa ekranu LED, budowa konstrukcji, przygotowanie stref eventowych, montaż i demontaż mebli. Inny job, inni ludzie.

Może to zrobić tylko wtedy, kiedy wie, na czym polega zadanie.

Kiedy słyszę, że ekipa ma robić jedną rzecz, a na miejscu okazuje się coś zupełnie innego, to już wysłałam ludzi z niewłaściwym skillsetem.

Te informacje pomagają Kasi dobrać właściwą ekipę na Twoją produkcję:

Co ekipa faktycznie będzie robić. Nie „3 osoby do pomocy”.
Jakie certyfikaty i uprawnienia są potrzebne.
Dokładne miejsce zbiórki.
Osoba kontaktowa na miejscu.
Dress code. Koszulki BWS czy all black.
Praca w środku czy na zewnątrz.
Czy ekipa zmienia lokalizację w trakcie zmiany.

Siedem linijek w mailu. Tyle dzieli ekipę, która pracuje od pierwszej minuty, od ekipy, która stoi i czeka.

02 – Kiedy zmienia się plan

Czasem plany zmieniają się w wieczór przed rozpoczęciem pracy. W naszej branży można się tego spodziewać. Sztuka to być gotowym na zmiany, i my jesteśmy.

Kasia najpierw dzwoni do ekipy. Tłumaczy, co się zmieniło, i pozwala odpuścić każdemu, komu nowe godziny nie pasują. Jeśli ktoś odpada, ona go zastępuje. Dopiero potem potwierdza Tobie ekipę.

Przesunięcie startu o godzinę to nie jest mała zmiana. Ludzie mogą mieć tego dnia inną robotę.

Odpowiedź przychodzi kilka godzin później, ale dostajesz wiążącą odpowiedź.

03 – Kiedy coś idzie nie tak

Mieliśmy sytuację, że nasza ekipa jechała całą noc do Düsseldorfu na nocną zmianę. Plan był taki: przyjazd 06:00, sen, start pracy o 22:00. Hotel był zarezerwowany, ale check-in dopiero od 15:00, a o szóstej rano sześć zmęczonych osób stało w lobby.

Kasia od razu odebrała i w kilka minut obdzwoniła hotele w okolicy. Ekipa leżała w łóżkach przed 08:00 i wystartowała na zmianę wyspana i punktualnie.

Ale kiedy naprawdę coś się sypie, nie jest sama przy tych telefonach. Za nią stoi cały dział operacji w biurze w Krakowie, aż po CEO. Noce, weekendy i szczyt sezonu obstawiają przynajmniej dwie osoby na dyżurze pod telefonem.

Kiedy coś idzie nie tak na Twojej produkcji, nie polegasz tylko na jednej osobie.

O Kasi

Do eventów weszła przez festiwale studenckie w Krakowie. Przed BWS prowadziła Juwenalia UEK 2024 (koncert dla ponad 10 tysięcy osób) jako dyrektorka. Aplikowała u nas na stanowisko w administracji, ale powiedzieliśmy jej, żeby zamiast tego aplikowała na project managerkę. Od tamtej pory się nie ogląda za siebie.

Jej największy job do tej pory: Tyler, The Creator w Tauron Arenie Kraków. Około 200 osób w ciągu jednego dnia, 90 na load-inie i 90 na load-oucie. Wtedy dwa rekordy BWS.