Drei Entscheidungen, die wir treffen, bevor eure Crew anreist

Kasia ist die Projektmanagerin, die entscheidet, welche Crew auf euren Job geht.

Wenn eure Produktion in Polen stattfindet, ist sie auch eure Ansprechpartnerin. Wenn eure Produktion in Deutschland, Österreich oder anderswo stattfindet, sprecht ihr mit Robin, aber die Crew, die anreist, wurde von Kasia ausgewählt und gebrieft.

Für jeden Job trifft sie drei Entscheidungen.

01 – Wer auf den Job geht

Verfügbarkeit ist der einfache Teil. Die eigentliche Frage ist, wer passt.

Kasia besetzt die Crew nach der tatsächlichen Aufgabe: LKW entladen, Cases schieben, Lichtaufbau, LED-Aufbau, Eventflächen einrichten, Scaffolding, Möbelauf- und Abbau. Anderer Job, andere Crew.

Das kann sie nur, wenn sie weiß, worum es bei der Produktion geht.

Wenn mir gesagt wird, die Crew macht eine Sache, und vor Ort ist es etwas völlig anderes, dann habe ich bereits Leute mit dem falschen Skillset geschickt.

Diese Angaben helfen Kasia, die richtige Crew für euren Job zu finden:

• Was die Crew tatsächlich macht. Nicht „3 Helfer“.
• Welche Zertifikate und Scheine nötig sind.
• Genauer Treffpunkt.
• Ansprechpartner vor Ort.
• Dresscode. BWS-Shirts oder komplett schwarz.
• Drinnen oder draußen.
• Ob die Crew während der Schicht zwischen Venues wechselt.

Sieben Zeilen in einer E-Mail. Das ist der Unterschied zwischen einer Crew, die ab Startschuss arbeitet, und einer Crew, die dasteht und wartet.

02 – Wenn sich der Plan ändert

Pläne ändern sich am Tag vor dem Load-in. Das ist normal in unserer Branche.

Nicht normal ist ein Dienstleister, der sofort „ja“ sagt und dann mit einem anderen Team anrückt als versprochen.

Kasia ruft zuerst die Crew an. Sie erklärt, was sich geändert hat, und lässt jeden aussteigen, dem die neuen Zeiten nicht passen. Wenn jemand aussteigt, ersetzt sie ihn. Erst danach bestätigt sie euch die Crew.

Den Start um eine Stunde zu verschieben ist keine kleine Änderung. Die Crew hat an dem Tag vielleicht noch andere Jobs.

Die Antwort dauert ein paar Stunden länger, aber ihr könnt euch drauf verlassen.

03 – Wenn vor Ort etwas schiefgeht

Eine Crew fuhr über Nacht nach Düsseldorf für eine Nachtschicht am nächsten Abend. Ankunft 06:00, schlafen, Start 22:00 Uhr. Die Hotelbuchung ging schief. Check-in erst ab 15:00, und um sechs Uhr morgens standen sechs müde Leute in einer Lobby.

Kasia war sofort dran und telefonierte innerhalb von Minuten Hotels in der Umgebung durch. Die Crew lag vor 08:00 in den Betten und startete ausgeruht und pünktlich in die Schicht.

Bei solchen Anrufen ist sie nicht allein. Hinter ihr steht das komplette Operations-Team unseres Büros in Krakau, bis hoch zum CEO. Nächte, Wochenenden und Hochsaison werden von mehr als einer Person abgedeckt.

Wenn auf eurer Produktion etwas schiefgeht, hängt ihr nicht davon ab, dass ein bestimmtes Telefon eingeschaltet ist.

Über Kasia

Zur Eventbranche kam sie über Studentenfestivals in Krakau. Vor BWS leitete sie Juwenalia UEK 2024 als Direktorin. Sie bewarb sich bei uns auf eine Stelle in der Verwaltung. Wir sagten ihr, sie solle sich stattdessen als Projektmanagerin bewerben.

Ihr bisher größter Job: Tyler, The Creator in der Tauron Arena Kraków. Rund 200 Leute an einem Tag, 90 beim Load-in und 90 beim Load-out. Damals zwei BWS-Rekorde.

Arbeitsstil in einem Wort: Multitasking. Treibstoff: kalte Coke Zero.

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