Brak auta. Brak crew. Jak BWS zarządza flotą, żeby job się nie zatrzymał.

Auto, które miało wyjechać na zlecenie – stoi w serwisie. Auto wraca z trasy brudne. Kontrolka zapalona o północy, i nikt nie wie, co z nią zrobić.

Małe problemy z autami szybko robią się duże, a to zmienia się w spóźnione crew i zestresowanego klienta.

Dlatego floty nie zostawiamy przypadkowi.

---

01 – Każde auto ma swój kalendarz

Samochody planujemy miesiąc do przodu. Które auto, jaki job, jakie terminy. Zawsze wiemy, gdzie auto jest i dokąd jedzie dalej. Żadne nie jest wzięte na dwa joby naraz. Żadne nie znika rano w dzień load-inu.

02 – GPS w każdym aucie

Każde auto ma GPS. Na bieżąco widzimy, gdzie jest samochód (i crew). Mamy też limity prędkości. Gdy ktoś jedzie za szybko, do biura leci alert, a kierowca płaci karę. Te zasady chronią crew i je egzekwujemy.

03 – Jeden (albo dwóch) kierowców na job, ustalony z góry

Zanim auto ruszy, przypisujemy kierowcę w Sinchu. Jedna osoba odpowiada za auto, kluczyki i stan po powrocie. Gdy coś pójdzie nie tak, wiemy, kto prowadził. Na długie trasy za granicę wyznaczamy dwóch kierowców, żeby mogli się zmieniać i nikt nie jechał zmęczony. To też świetnie działa jak do biura przyjdzie mandat – od razu wiemy do kogo należy.

04 – Każdy kierowca dostaje trzy dokumenty

Zanim ktoś weźmie auto, dostaje na piśmie trzy rzeczy.

• Zasady auta: nie palimy, nie śmiecimy, co wolno, a czego nie.
• Plan na awarię, stłuczkę czy wypadek, z numerem, pod który dzwonić.
• Formularz na usterki, które nie są pilne. Kontrolka w aucie, które normalnie jedzie, nie wymaga telefonu o trzeciej w nocy. Kierowca wypełnia formularz, ten trafia na naszą tablicę w Trello, a biuro się tym zajmuje. Wszystko jest dopilnowane.

05 – Dwa przeglądy w roku, jeden duży serwis

Dwa razy w roku bierzemy każde auto pod lupę. Zwykle poza sezonem, gdy większość aut stoi w bazie. Sprawdzamy stan, robimy deep cleaning, uzupełniamy płyny: do spryskiwaczy i chłodniczy. Raz w roku każde auto idzie do warsztatu na duży serwis. Nie czekamy, aż coś się zepsuje.

06 – Kierowca oddaje auto czyste

Kierowcy dostają dodatek za tę rolę. W zamian robią więcej niż samą jazdę. Oddają auto w takim stanie, w jakim je dostali. Czyste, bez śmieci, gotowe dla następnej ekipy.

07 – Własna flota nie zawsze wystarcza, dlatego mamy plan B

Auta nie są idealne, a zapotrzebowania nie da się zawsze przewidzieć. Gdy job potrzebuje więcej aut, a my nie mamy wolnych, dobieramy je z wypożyczalni. Czasem wynajmujemy większego busa z kierowcą i wieziemy całą ekipę za jednym razem. A gdy coś psuje się w trasie, improwizujemy. Jedno z naszych aut złapało kiedyś gumę za granicą. Inne auto BWS i tak jechało w tamtą stronę, więc kupiliśmy na miejscu dwie opony i podrzuciliśmy je do wymiany blisko noclegu ekipy. Crew pracowała dalej, a job się nie zatrzymał.

---

Dla ekipy eventowej trasa to część pracy. Jak pada auto – pada job.

Chcesz porozmawiać o swojej produkcji? Umów spotkanie z Olą Wróblewską, Head of Operations, lub napisz bezpośrednio na a.wroblewska@bws.net.pl.

Jeśli chcesz być na bieżąco z tym, co dzieje się w BWS, zapisz się do naszego newslettera poniżej.