Sie sind ständig zu beschäftigt?

Sie möchten einen Teil Ihrer Zeit zurückgewinnen, um sich auf das zu konzentrieren, was Sie momentan einfach nicht erledigt bekommen?
Sie wollen keine Aufgaben abgeben, weil Sie wissen, dass Sie am Ende sowieso selbst nachbessern müssen?

Das klingt danach, als ob effektives Delegieren Ihnen helfen könnte, dieser Situation beizukommen.
Aber wie delegieren Sie, damit es auch klappt?
Im Folgenden finden Sie einige Grundsätze, an die ich mich halte, und einige Fehler, die ich zu vermeiden versuche.

1. Weisen Sie die Aufgabe stets einer bestimmten Person zu

Wenn Sie einer Gruppe schreiben „Hey, das hier ist zu erledigen“, dann wird Ihnen schnell klar werden, wer am Ende die Arbeit machen wird – Sie.

2. Beschreiben Sie detailliert, am besten in Stichpunkten, was zu tun ist oder welcher Zustand erreicht werden soll
   Beispiel: Sie möchten, dass sich jemand für Sie um die Logistik eines Trips kümmert: 
3. a) Buche einen 9-Sitzer-Bus für das Projektteam XYZ

• Prüfe zunächst die Angebote unseres regulären Anbieters (Tel. 123456789), dann ziehe externer Anbieter hinzu
• Das Budget für den Mietwagen für einen Tag beträgt X Euro

1. b) Buche eine Unterkunft für das technische Team 

• Maximal 20 Minuten Fahrt vom Arbeitsplatz entfernt 
• Separates Zimmer für jedes Teammitglied
• Das Budget pro Person und Tag beträgt Y Euro 
• Die Unterkunft muss mindestens eine Bewertung von 7,5 auf booking.com haben (nichts Schlechteres sollte gebucht werden) 
• Das Frühstück muss um spätestens 7 Uhr verfügbar sein

1. c) Leite alle Informationen an das technische Team weiter

• Marcin (Tel. 999222333) ist der Manager und muss über die Adresse der Unterkunft, den Abholpunkt des Autos und die Details zur Tankkarte informiert werden. Stelle sicher, dass er weiß, dass das Auto sauber und mit vollem Tank zurückgegeben werden muss. Im Falle einer Panne soll er Marysia (Tel. 777222333) anrufen
• Vergewissere dich, dass Marcin das Team über die Abfahrtszeit und den Abfahrtsort informiert hat – Lass dir von ihm eine SMS schicken, sobald das erledigt ist und alle bestätigt haben, dass sie wissen, wann und wo sie sein müssen. Sollte die Bestätigung ausbleiben, rufe ihn an und bitte ihn, die Sache zu klären und final zu bestätigen

3. Legen Sie eine Frist fest 

Geben Sie am Ende an, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss und wie Sie die Bestätigung dafür erhalten möchten. 

Zum Beispiel: 

• Alles Logistische muss bis Freitag um 12:00 Uhr erledigt sein. Bitte schicke mir bis zu diesem Zeitpunkt an meine E-Mail-Adresse:
  • Die Rechnungen für das Hotel und das Auto
  • Eine Bestätigung, dass Marcin alle wichtigen Informationen hat und das Team eingewiesen wurde

4. Vergewissern Sie sich, dass die Person, an die Sie die Aufgabe delegieren, sie versteht und zur Kenntnis genommen hat 

Beispiel: Nachdem du meine E-Mail gelesen hast, schreibe mir bitte, was du zu tun hast und bis wann.

Sie können auch nach einem Detail fragen, das in der Aufgabe enthalten war, z. B. wie hoch das Budget für die Unterkunft einer Person ausfällt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter die gesamte Anweisung gründlich gelesen und nicht nur überflogen hat.

Das Vorhandensein von Prozessen, Verfahren und Anweisungen im Unternehmen hilft beim effektiven Delegieren von Aufgaben. Einen Beitrag zu diesem Thema finden Sie hier. KLICK

Ein letzter Tipp: Wenn Sie absolut sicher sein wollen, dass Ihre Aufgaben bei einer Veranstaltung gut erledigt werden, vertrauen Sie sie am besten uns an – BWS Event Support. Seit Jahren stellen wir technische Teams zum Aufbau, zur Betreuung und zum Abbau von Events aller Art zur Verfügung. Wir sorgen dafür, dass das Team gut vorbereitet ist, alle Mitarbeiter versichert sind, die notwendigen Verträge unterschrieben vorliegen, ein Platz zum Schlafen besteht und das Team weiß, wie es zu Ihnen kommt – Und das Wichtigste: Wir stellen für all das nur eine einzige Rechnung aus. Lernen Sie uns kennen!