Kein Auto, keine Crew. Wie BWS seine Flotte managt, damit Jobs nicht ausfallen.

Ein Auto, das niemand für den Job eingeplant hat. Ein Auto, das dreckig zurückkommt. Eine Warnleuchte um Mitternacht, und keiner weiß, was zu tun ist.

Kleine Probleme mit Autos führen schnell zu verspäteten Crews und gestressten Kunden.

Darum überlassen wir bei unserer Flotte nichts dem Zufall.

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01 – Jedes Auto hat seinen Kalender

Wir planen jedes Auto Monat für Monat. Welches Auto, welcher Job, welche Termine. Wir wissen immer, wo ein Auto steht und wohin es als nächstes fährt. Kein Auto ist doppelt gebucht. Und keins fehlt am Morgen vom Load-in.

02 – Live-GPS in jedem Auto

Jedes Auto hat GPS. Wir sehen in Echtzeit, wo unsere Crew unterwegs ist. Wir setzen auch Tempolimits. Fährt jemand zu schnell, geht ein Alarm ans Büro und der Fahrer kassiert eine Strafe. Die Regeln zum Schutz der Crew sind klar, und wir ziehen sie durch.

03 – Ein Fahrer pro Job, vorher bestätigt

Bevor ein Auto losfährt, tragen wir in Sinch, unserem Crewing-System, einen Fahrer ein. Eine Person ist verantwortlich: für das Auto, die Schlüssel und den Zustand bei der Rückgabe. Geht was schief, wissen wir, wer gefahren ist. Auf langen Fahrten ins Ausland setzen wir zwei Fahrer in ein Auto, damit sie sich abwechseln können und keiner müde fährt.

04 – Jeder Fahrer bekommt drei Dokumente

Bevor jemand ein Auto nimmt, bekommt er drei Sachen schriftlich.

• Die Autoregeln: nicht rauchen, kein Müll, was geht und was nicht.
• Einen Plan für Panne, Unfall oder Crash – wen man zuerst anruft.
• Ein Formular für Störungen, die nicht dringend sind. Eine Warnleuchte in einem Auto, das normal fährt, braucht keinen Anruf um 3 Uhr nachts. Der Fahrer füllt das Formular aus, es landet auf unserem Trello-Board, das Büro kümmert sich. Nichts bleibt dem Zufall überlassen.

05 – Zwei Checks im Jahr, ein großer Service

Zweimal im Jahr nehmen wir jedes Auto durch. Meist außerhalb der Saison, wenn die meisten Autos am Standort sind. Wir prüfen den Zustand, machen sie sauber und füllen Scheibenwasser und Kühlmittel nach. Einmal im Jahr geht jedes Auto, das wir entbehren können, zum großen Service in die Werkstatt. Wir warten nicht, bis was kaputt geht.

06 – Der Fahrer hält das Auto sauber

Fahrer bekommen einen Zuschlag für die Rolle. Dafür machen sie mehr als nur fahren. Sie geben das Auto so zurück, wie sie es bekommen haben. Sauber, kein Müll, bereit für die nächste Crew.

07 – Unsere eigene Flotte reicht nicht immer, darum haben wir einen Plan B

Autos sind nicht perfekt, und der Bedarf ist nicht immer planbar. Braucht ein Job mehr Autos, als wir frei haben, arbeiten wir mit Mietwagenfirmen zusammen und schließen die Lücke. Manchmal mieten wir einen Bus und bringen die ganze Crew in einem Rutsch hin. Und wenn unterwegs was kaputt geht, improvisieren wir. Eines unserer Autos hatte mal im Ausland einen Platten. Ein anderes BWS-Auto war ohnehin auf dem Weg dorthin, also haben wir vor Ort zwei neue Reifen gekauft und sie in der Nähe der Location zum Wechseln vorbeigebracht. Die Crew hat weitergearbeitet. Der Job lief weiter.

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Für eine Event-Crew gehört das Auto zum Job. Fällt das Auto aus, fällt die Buchung aus.

Ihr wollt direkt über eure Produktion sprechen? Bucht einen Termin mit Robin Volkmar, Head of Sales, oder schreibt ihm an r.volkmar@bws.net.pl.

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