Diesen Monat (28. und 29. November) treffen wir uns in der Arena Berlin auf der Branchenmesse: Future of Festivals!

Freut euch auf unseren spannenden Stand, köstlichen Kaffee und das beste Crew-Angebot in ganz Europa!

Lasst uns am Stand B13 abklatschen!

Neuer Ansatz und verbesserte Ausbildungsqualität bei BWS Event Support

In den letzten Monaten haben wir intensiv an etwas Außergewöhnlichem gearbeitet – unserer eigenen Online-Schulungsplattform, die auf die wichtigsten Arbeitsbereiche unserer Crews zugeschnitten ist und jetzt allen Stagehands und Technikern bei BWS Event Support zur Verfügung steht. Dieses Tool wurde von Grund auf mit dem Ziel entwickelt, unserem Team die beste Ausbildung in der Eventbranche zu bieten.

Unsere Plattform kombiniert solides theoretisches Wissen mit praktischer Erfahrung. Sie enthält Lehrvideos, Quizfragen zur Überprüfung des Wissens und schließt mit einer Prüfung ab. Nach Abschluss des theoretischen Teils wird es praktisch: Alles Gelernte wird anhand von realen Aufgaben vertieft, z. B. Load-in und Load-out unter Anleitung erfahrener Crew Chiefs. So wird sichergestellt, dass unsere Stagehands und Techniker nicht nur das richtige Wissen haben, sondern auch ihre Fähigkeiten in der Praxis sicher beherrschen.

Warum sind wir die Besten?

Unsere speziell auf die Arbeit im Event Support zugeschnittene Schulungsplattform hebt BWS von anderen Crewing-Unternehmen ab. Wir kopieren keine Lösungen oder nehmen Abkürzungen – All unser Training ist auf die realen Gegebenheiten der Arbeit unserer Crews ausgerichtet. So stellen wir sicher, dass unsere Stagehands und Techniker auf dem neuesten Stand der Technik sind und jede Herausforderung auf der Produktion meistern können.

Die Plattform ist bereits in Betrieb, über 50 unserer Teammitglieder haben die ersten theoretischen Schulungen absolviert und die ersten praktischen Schulungen sind ausgebucht – Einmal mehr zeigt sich: Das #TeamBWS will lernen und seine Fähigkeiten verbessern. Bereits 7 unserer neuen Crew-Mitglieder haben sowohl die vollständige theoretische als auch die praktische Ausbildung abgeschlossen und sind bereit für neue Herausforderungen im Job.

Haben Sie es satt, dass das gebuchte Personal keine Ahnung vom Job hat? Testen Sie unsere gut ausgebildete Crew auf Ihrer nächsten Produktion! 

Mit diesem Newsletter möchten wir uns bei allen unseren Partnern für ihr Vertrauen bedanken.
Vom 1. Mai bis zum 5. August 2024 haben wir zusammen:

40.450 (vierzigtausendvierhundertfünfzig) Stunden gearbeitet!

Das bedeutet, dass:
Jeden Tag 44 Mitglieder unseres Teams 10 Stunden täglich gearbeitet haben, bzw. wir 77 Vollzeitmitarbeiter hatten.

Hier sind die 3 interessantesten Projekte dieser Saison:

1. Ed Sheeran (Hradec Kralove, Tschechische Republik)

Auftrag – Montage + Demontage von 4 Tribünen mit 3 verschiedenen Systemen
Personal – Kletterer, Steelhands, Stapler- und Teleskopladerfahrer
Zusammenfassung – Unser Team übernahm selbstständig das Ausladen, die Montage und Demontage von 4 Tribünen mit verschiedenen Systemen – vom Fundament über die Konstruktion des Gerüstes und die Montage der Sitze bis hin zu den Aufklebern.
Zu Spitzenzeiten hatten wir bis zu 70 Mitarbeiter gleichzeitig im Einsatz.

Arbeitsstunden insgesamt – 10.404

2. Defqon + Awakenings (Biddinghuizen, Hilvarenbeek, Niederlande)

Auftrag – Montage und Demontage Rigging und Beleuchtung
Personal – Rigger, Lichttechniker
Zusammenfassung – Unsere Techniker pendelten zwischen Defqon in Biddinghuizen und Awakenings in Hilvarenbeek hin und her und bauten diese beiden großen Musikveranstaltungen mit auf, arbeiteten als Operators und bauten wieder mit ab.

Arbeitsstunden insgesamt – 1.219

3. Open’er Festival (Gdynia, Polen)

Auftrag – Auf- und Abbau des Festivaldorfs, Betreuung der Hauptbühne
Personal – Stagehands
Zusammenfassung – Mit bis zu 20 unserer Stagehands gleichzeitig auf der Produktion unterstützten wir dieses bekannte Festival in Polen.

Arbeitsstunden insgesamt – 3.650

Darüber hinaus waren wir an vielen anderen Projekten beteiligt – wir können diese und andere gerne per E-Mail oder am Telefon besprechen – klicken Sie einfach auf den Button unten, um mit mir in Kontakt zu treten.

Die Betten waren unbequem.
Die Verpflegung war schlecht.
Bei der Konkurrenz wird besser bezahlt.
Wieder solche langen Arbeitszeiten?
Die Neuen bekommen nichts hin.
Der Manager ist unfähig und hat keine Ahnung, was los ist.

Das kommt Ihnen bekannt vor?

Frustrierend – schließlich mussten “wir” für viel niedrigere Löhne arbeiten, unter schlechteren Bedingungen schlafen, das Essen am Arbeitsplatz war oft nicht vorhanden und 24-Stunden-Schichten während der Saison waren keine Seltenheit.

Wie kommt es, dass für “uns” die heutigen Bedingungen ein Luxus sind, für viele jedoch nun einen Grund zur Klage darstellen?
Warum ist es heute so schwer, gute Mitarbeiter zu finden und noch schwerer, sie zu halten?

Wenn Sie Ihren Job mögen – oder noch besser – genießen, dann liegt das wahrscheinlich daran, dass mindestens zwei der folgenden Bedingungen erfüllt werden:

1. a) Sie verdienen Geld (Brieftasche)
2. b) Sie werden mit neuen – oder zumindest interessanten – Situationen konfrontiert und entwickeln sich weiter (Geist)
3. c) Sie arbeiten mit Menschen zusammen, die Ihnen etwas bedeuten (Herz)

Dies sind die drei Faktoren, die Menschen dazu bringen, sich wohl zu fühlen und etwas erreichen zu wollen. Sie zu erfüllen, ist ein wichtiger Teil unserer BWS-Kultur.
Im Folgenden gehe ich kurz auf jeden dieser Faktoren ein und gebe Ihnen ein Beispiel dafür, welche Rolle sie für unser Team spielen.

Brieftasche – Werden meine finanziellen Grundbedürfnisse erfüllt?
Finanzielle Mittel, um ein Leben auf dem gewünschten Standard zu führen, oder – wenn nicht – zumindest eine klare Vorstellung davon, dass der gewünschte Standard auf lange Sicht erreichbar und die aktuelle Situation gerade noch in Ordnung ist. Das Geld ist nicht zu knapp, wir leben nicht von Monat zu Monat.
Eine stetiger Geldfluss in die Brieftasche ist grundlegend. Wenn wir die finanziellen Bedürfnisse unserer Mitarbeiter nicht befriedigen, wird niemand mit uns zusammenarbeiten wollen – oder können.
Bei BWS zahlen wir marktübliche Mindestsätze, gerne auch etwas mehr, und für qualifiziertes Personal sogar deutlich mehr. Wir sorgen außerdem für Transparenz und Standardisierung der Gehälter – welche Bedingungen man erfüllen muss, um eine Gehaltserhöhung zu erhalten (die so genannte Karriereleiter). Es gibt kein “gleich” und “gleicher” mehr, unsere Mitarbeiter bekommen genau das, was sie auf ihrer aktuellen Stufe verdienen sollten.

Geist – Entwickle ich mich in meinem Beruf so, wie ich es möchte?
Wenn die finanziellen Grundbedürfnisse erfüllt sind, kommt ein weiteres hinzu: Sich weiterzuentwickeln. Am einfachsten lässt sich durch ein offenes Gespräch mit dem Mitarbeiter die Grundlage hierfür legen – es lohnt sich, gleich zu Beginn der Zusammenarbeit zu fragen, in welchen Bereichen er sich weiterentwickeln möchte. Dann sollte man von Zeit zu Zeit überprüfen, ob der Einsatz dieses Mitarbeiters weiterhin mit seinen Zielen übereinstimmt (sowohl durch Beobachtung als auch durch Gespräche) und – wenn nötig – die Position entsprechend anzupassen. Wenn wir jemanden in die Logistikabteilung stecken, der ein charismatischer Redner ist, der leicht Kontakt zu Menschen aufnimmt und gerne Verkäufer werden möchte – dann haben wir die Garantie, dass dieser Mitarbeiter nicht lange in unserer Organisation bleiben wird.
Bei BWS haben wir den gesamten Karriereweg von der Stagehand bis zum Techniker aufgearbeitet. Unsere Mitarbeiter wissen, wohin sie sich wenden müssen, wenn sie die Richtung ändern wollen, in die sie sich entwickeln.

Herz – Mag ich mein Arbeitsumfeld?
Die Arbeit in einem bestimmten Job kann großartig oder trostlos sein, je nachdem, wie das Arbeitsumfeld aussieht. Jemandes Herz zu gewinnen ist ein langer Prozess, und der einfachste Weg ist, man selbst zu sein, ein Unternehmen oder eine Abteilung zu schaffen, die auf den eigenen Werten aufgebaut wurden. Sind wir authentisch, werden wir andere authentische Menschen anziehen.
Die Brieftasche muss immer gefüllt werden. Wenn wir zusätzlich den Geist zufriedenstellen – großartig. Aber wenn wir das Herz gewinnen – das heißt, die Menschen, die zum Unternehmen beitragen, mögen sich wirklich – haben wir die Chance, eine extrem effiziente Organisation mit glücklichen Menschen zu schaffen. Letztendlich ist das das Wichtigste – ein Lächeln auf den Gesichtern zu sehen, wenn wir uns jeden Tag mit unseren Kollegen treffen und mit ihnen arbeiten.

Bei BWS legen wir großen Wert auf eine offene Kommunikation und holen häufig Feedback von unseren Teammitgliedern ein, sowohl über das Unternehmen als auch über andere. So können wir schnell reagieren, wenn ein unverbesserlicher Störenfried im Team auftaucht – und ihn zum Wohle aller entlassen.

Im 21. Jahrhundert, in dem die meisten Menschen Geld haben und Geldverdienen nicht mehr ihr primäres Ziel ist, sollten wir dem Geist und dem Herzen besondere Aufmerksamkeit schenken.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Bedingungen in Ihrem Unternehmen gut sind, die Mitarbeiter aber trotzdem unglücklich sind, dann fragen Sie sich, ob Sie ihren Geist und ihr Herz erreichen. Machen Ihre Leute wirklich das, was sie mögen und worin sie sich weiterentwickeln möchten, und gibt es in der Organisation toxische Personen, die das Herz schwer werden lassen? Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter so einzusetzen, dass sie und das Unternehmen gedeihen können, und entledigen Sie sich schädlichen Personen so bald wie möglich.

Haben Sie Gedanken zu diesem Thema oder möchten Sie mir eine Frage stellen? Nur zu, ich würde mich freuen, mit Ihnen zu sprechen – w.klonowski@bws.net.pl

Es kann sich für alle Parteien auszahlen, polnische Veranstaltungstechniker und Stagehands über ein Crewing-Unternehmen zu buchen. Wie profitieren Ihre Firma und Ihr Team?

Dass Crewing Ihnen bei Ihren Events in vielerlei Hinsicht die Arbeit erleichtern kann, wissen Sie bereits aus dem Gespräch mit uns oder von unserer Webseite. 

Trotzdem fragen Sie sich, warum Sie keine lokale Crewing-Firma nutzen, sondern stattdessen eine Crew aus Polen bestellen sollten, die über hunderte Kilometer anreisen muss.

Die Antwort: Eine polnische Crew zu buchen, zahlt sich für Sie und Ihre Mitarbeiter aus! Hier finden Sie drei Gründe, warum das so ist.

1. Qualität & Verlässlichkeit: Sie bekommen eine Crew, die sich vielfach bewährt hat

Viele unserer Kunden haben schlechte Erfahrungen mit lokalen Stagehands oder Personaldienstleistern gemacht, und das besonders nach der Pandemie. Während sie uns von großartigen loyalen Freelancern berichten, mit denen sie schon seit langem zusammenarbeiten, hören wir nun immer öfter, dass zusätzliche Hände oft zu wenig Erfahrung haben, an der Hand geführt werden müssen oder es Ihnen an Motivation mangelt und sie “mehr Zeit mit Rauchen verbringen als mit der Arbeit”. Das kann Ihr Projekt in Gefahr bringen und Ihnen zusätzlichen Stress bereiten. Und noch schlimmer: Ihre Mitarbeiter fühlen sich von der Crew – die eigentlich als Hilfe gedacht war – allein gelassen. Wenn Sie in dieser Situation waren und besseres Personal suchen, schauen Sie Richtung Osten!

Beauftragen Sie ein Crewing-Unternehmen wie BWS aus Polen, dann können Sie sicher sein, dass Sie Event-Spezialisten bekommen, die sich vielfach in Polen bewährt haben und von denen wir Ihnen garantieren, dass Sie sich auf sie verlassen können. Unsere Crews bestehen aus Veteranen, die vor langer Zeit in der Eventbranche angefangen haben – die Leute, die damals im Schlamm Zäune aufgestellt und für eine miese Bezahlung an überlangen Arbeitstagen Cases geschleppt haben. Sie sind dabei geblieben, weil sie die Arbeit und die Branche lieben und sind über die Jahre zu wahren Experten geworden.

Viele dieser Veteranen sind heute unsere besten Techniker und Crew Chiefs, die sich auch bei der Arbeit auf den Messen oder anderen Events in Deutschland und Österreich immer wieder bewiesen haben. Sie sind wegen der Abwechslung, den Herausforderungen und ihrer Getting-Sh*t-Done-Einstellung der Branche treu geblieben. Jetzt bleiben sie uns treu, weil wir Ihr Durchhaltevermögen, ihre Arbeit und ihre Skills wertschätzen – und weil wir ihnen bessere Konditionen bieten: Bei uns können sie sich weiterbilden, sich auf gute und sichere Arbeitsbedingungen verlassen und fühlen sich fair entlohnt durch unser Lohnsystem. Das haben wir über die Jahre entwickelt (und aktualisieren es erneut diesen Monat), sodass unsere Crew-Mitglieder fair für ihre Arbeit und ihr Skillset bezahlt werden – und noch besser für die Arbeit in Deutschland oder Österreich (siehe Teil II).

Für Sie bedeutet das, dass Ihre BWS-Crew aus erfahrenen, verlässlichen Fachkräften besteht, die nicht gerade für den ersten Job von der Straße geholt wurden. Alle Crew-Mitglieder durchlaufen einen Evaluationsprozess, um zu entscheiden, ob sie in unsere Datenbank für Projekte in Deutschland oder Österreich freigeschaltet werden oder nicht. Ausschließlich BWS-ler, denen wir voll vertrauen und die die richtigen Skills haben, können sich für Projekte außerhalb Polens eintragen. So können wir unseren Kunden garantieren, dass die Crew, die Sie bestellen Sie nicht im Stich lassen wird. Das Feedback unserer Stammkunden aus Deutschland und Österreich zeigt, dass unser Ansatz funktioniert – unsere Crews machen einen hervorragenden Job und die eigenen Mitarbeiter sind erleichtert, dass sie endlich den Support bekommen, den sie gebraucht haben. Fragen Sie uns gerne nach Referenzen!

2. Finanzierbarkeit: Eine kleinere Crew, die mehr schafft

Unsere Crews bestehen aus qualifizierten Spezialisten, die wir nach Ihren Anforderungen zusammenstellen und die aus Krakau anreisen. Das bedeutet, dass wir nicht immer die billigste Option sind – unsere Crews verdienen immer gutes Geld (als Spezialisten mit starkem Skillset sogar sehr gutes), müssen mehrere hundert Kilometer anreisen, erhalten einen halben Tagessatz für Reise- und Pausentage und müssen dazu noch in einer vernünftigen Unterkunft untergebracht werden.

Allerdings können Sie sich – wie Sie in Punkt 1 gelesen haben – auf unsere Crews und ihr Skillset verlassen. In der Praxis geht das sogar so weit, dass unsere Kunden bereits weniger Personal bestellen, weil Sie gemerkt haben, dass eine kleinere BWS-Crew oft mehr erledigt bekommt als eine größere Anzahl anderer Kräfte. Weil unsere Rigger zum Beispiel “bereits zwei Minuten nach Beginn der Schicht unter der Decke” sind (so einer unserer wichtigsten Partner) und der Job schneller als geplant erledigt wird, buchen unsere Stammkunden nun oft kleinere Crews – z. B. 4 statt 6 Rigger. So fallen Kosten weg, aber die Arbeit wird trotzdem verlässlich erledigt.

Auf diese Weise müssen unsere Kunden weniger Tagessätze bezahlen, was sich langfristig für sie bezahlt macht. Außerdem haben wir weitere Strategien, die Nebenkosten zu reduzieren: Wenn unsere Crews zusammen in einem Kleinbus unserer Flotte anreisen oder im BWS-PKW, dann verteilen sich die Fahrtkosten auf 4-8 Personen und schon ist es günstiger als z. B. verschiedenen Freelancer anreisen zu lassen – und gleichzeitig sparen Sie Zeit, da Sie sich nicht um den Papierkram, die Hotels und die Verpflegung kümmern müssen. Sie bestellen Ihre Crew und wir übernehmen den Rest – mehr dazu in Punkt 3.

3. Mehr Kapazitäten: Sparen Sie sich durch Crewing Zeit und Sorgen und bauen Sie Ihr Business aus

Zögern Sie, neue Projekte anzunehmen, weil Sie sich sorgen, dass ein Freelancer vielleicht nicht auftaucht oder sich krank meldet und Sie keinen Ersatz haben? Möchten Sie expandieren, aber sind sich nicht sicher, ob Sie in Ihrem momentanen Setup die Kapazitäten dafür haben?

Wenn Sie eine Crew von uns bestellen, dann können Sie sich darauf verlassen, dass unsere Leute pünktlich zum Arbeitsbeginn und bereit für den Job auf der Matte stehen. Im Jahr 2023 hatten wir nur 35 Fälle, bei denen eine Kraft nicht aufgetaucht ist – und das bei fast 10.000 Schichten! Das sind weniger als 0,4 % und noch weniger für Jobs außerhalb von Polen.

Kräfte, die nicht zur Arbeit kommen sind eine absolute Seltenheit bei BWS. Das liegt daran, dass ein unentschuldigtes Fehlen das eigene Rating beeinflusst und eine Strafe fällig wird. Außerdem schalten wir niemanden im System für Jobs in Deutschland oder Österreich frei, der nicht verlässlich ist. Gut möglich sogar, dass so jemand gar nicht mehr für Jobs im System freigeschaltet wird, wenn kein guter Grund für das Fehlen vorlag – Hire slow, fire fast!

Was aber, wenn jemand der bestellten Crew krank wird? Dank unserer onSinch-Datenbank werden wir sofort benachrichtigt, wenn jemand sich aus einer Schicht austrägt. Gleichzeitig wird der Spot wieder für andere Kräfte im System sichtbar, sodass er sich bei um die 1000 aktiven BWS-lern oft schnell wieder füllt – ohne dass wir einen Finger rühren müssen. 

Was bedeutet das für Sie? Dass Sie sich nicht mehr selbst um Ersatz kümmern müssen. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, denn wir sind stolz darauf, derartige Angelegenheiten vor beginn des Projekts für Sie zu erledigen. Es kann gut sein, dass Sie es nicht einmal merken.

Mit dem sicheren Gefühl, dass Ihre Crew in jedem Fall komplett sein und gut arbeiten wird, können Sie sich voll auf Ihr Geschäft konzentrieren und für Ihre Mitarbeiter neue Herausforderungen finden. Diese können sich jetzt voll auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren und darauf, das eigene Skillset weiter auszubauen – und auf neue Projekte, für die Sie jetzt endlich die Zeit finden. Das sollte der Motivation Ihrer Mitarbeiter einen kräftigen Schub geben – und den Wachstumsmöglichkeiten Ihrer Firma. Aus eigener Erfahrung über die letzten Jahre wissen wir, dass nichts das Expandieren stärker antreibt als zufriedene Mitarbeiter, die sich freuen, an die Arbeit zu gehen.

Falls Sie also ein Projekt anstehen haben, bei dem Sie sich unsicher sind, es anzunehmen: Rufen Sie uns an, erhalten Sie eine Crew, auf die Sie sich verlassen können, und nehmen Sie neue Herausforderungen für Ihr Business an.

Jetzt, da Sie wissen, was Sie aus der Arbeit mit einem polnischen Crewing-Unternehmen gewinnen können, fragen Sie sich vielleicht, wie unsere Seite der Medaille aussieht. Warum wollen wir und unsere Crews für Sie arbeiten? Das erfahren Sie in ein paar Tagen in Teil II dieses Artikels. Falls Sie nicht so lange warten möchten, fragen Sie uns selbst!

Natürlich kann es das, und – ohne falsche Bescheidenheit – unseres hat sogar einen Kopf mit Hirn und einen IQ von mindestens 90.
Dank dieser explosiven Mischung haben wir in Vorbereitung auf die Saison 2024 eine Reihe von Verbesserungen vorgenommen, durch die wir unsere Crews auf einem noch höheren Niveau organisieren können.
Dazu kommt die Teilnahme an der Prolight+Sound in Frankfurt. Mehr dazu am Ende des Newsletters.

MÄCHTIGER FUHRPARK:

Wir haben unsere Flotte erweitert – und fahren jetzt 3 Transporter und 4 Pkw – alle neu oder fast neu, so dass wir das Risiko von Pannen minimieren.

Giga-Büro:

In Krakau können Sie uns jetzt in unserem neuen Büro in der Stoczniowców-Straße 3 besuchen. Dank des Umzugs verfügen wir über mehr Stauraum für Veranstaltungsequipment, einen soliden Schulungsraum, Open-Space und eine Küche mit moderner Mikrowelle. Wir mögen den Nervenkitzel und haben keine Angst vor der Strahlung (auch wenn manche Leute den Raum verlassen, wenn das Ding heiß wird).

Auch in Warschau sind wir in eine größere Location umgezogen, wo wir viel mehr Platz für Schulungen haben, damit jeder lernen kann, was ein Case ist und wie man es festschnallt. So wenig und doch so viel…

Erweitertes Schulungsprogramm:

Um die Qualität unserer Crew zu verbessern, haben wir erfahrene Produktionsingenieure und Techniker als Ausbilder für unsere Schulungen eingeladen.
Während unsere Schulungen im letzten Jahr allgemeiner Natur waren – hier ging es um die Basics – bieten wir jetzt auch spezielle Weiterbildungen an. Auch Interessenten außerhalb von BWS können jetzt an den Schulungen teilnehmen. Es ist ein schönes Gefühl, zu wissen, dass wir das
Skill-Level der gesamten Branche anheben, nicht nur eines Unternehmens.

Starke Zahl von Arbeitsstunden in Q1:

Bis Mitte März 2024 (2,5 Monate) haben unsere Teams bereits 18 977 Stunden gearbeitet, also 1581 12-Stunden-Tage oder 1897 10-Stunden-Tage.
Das ist so, als ob 31 Personen seit dem 1. Januar jeden Tag 8 Stunden für uns gearbeitet hätten – und zwar tagein, tagaus.

Wir wollen mehr:

Deshalb finden Sie uns vom 19. bis 23. März auf der Prolight+Sound in Frankfurt!
Besuchen Sie uns am Stand C87 in Halle 12.0.

https://pls.messefrankfurt.com/frankfurt/en/exhibitor-search…

Dort können Sie Bardzo Wielka Siła (Sehr Große Stärke) trinken und mit uns über alles reden, was Ihr Herz begehrt.

Wir sehen uns auf der Messe!

Sie möchten einen Teil Ihrer Zeit zurückgewinnen, um sich auf das zu konzentrieren, was Sie momentan einfach nicht erledigt bekommen?
Sie wollen keine Aufgaben abgeben, weil Sie wissen, dass Sie am Ende sowieso selbst nachbessern müssen?

Das klingt danach, als ob effektives Delegieren Ihnen helfen könnte, dieser Situation beizukommen.
Aber wie delegieren Sie, damit es auch klappt?
Im Folgenden finden Sie einige Grundsätze, an die ich mich halte, und einige Fehler, die ich zu vermeiden versuche.

1. Weisen Sie die Aufgabe stets einer bestimmten Person zu

Wenn Sie einer Gruppe schreiben „Hey, das hier ist zu erledigen“, dann wird Ihnen schnell klar werden, wer am Ende die Arbeit machen wird – Sie.

2. Beschreiben Sie detailliert, am besten in Stichpunkten, was zu tun ist oder welcher Zustand erreicht werden soll
   Beispiel: Sie möchten, dass sich jemand für Sie um die Logistik eines Trips kümmert: 
3. a) Buche einen 9-Sitzer-Bus für das Projektteam XYZ

• Prüfe zunächst die Angebote unseres regulären Anbieters (Tel. 123456789), dann ziehe externer Anbieter hinzu
• Das Budget für den Mietwagen für einen Tag beträgt X Euro

1. b) Buche eine Unterkunft für das technische Team 

• Maximal 20 Minuten Fahrt vom Arbeitsplatz entfernt 
• Separates Zimmer für jedes Teammitglied
• Das Budget pro Person und Tag beträgt Y Euro 
• Die Unterkunft muss mindestens eine Bewertung von 7,5 auf booking.com haben (nichts Schlechteres sollte gebucht werden) 
• Das Frühstück muss um spätestens 7 Uhr verfügbar sein

1. c) Leite alle Informationen an das technische Team weiter

• Marcin (Tel. 999222333) ist der Manager und muss über die Adresse der Unterkunft, den Abholpunkt des Autos und die Details zur Tankkarte informiert werden. Stelle sicher, dass er weiß, dass das Auto sauber und mit vollem Tank zurückgegeben werden muss. Im Falle einer Panne soll er Marysia (Tel. 777222333) anrufen
• Vergewissere dich, dass Marcin das Team über die Abfahrtszeit und den Abfahrtsort informiert hat – Lass dir von ihm eine SMS schicken, sobald das erledigt ist und alle bestätigt haben, dass sie wissen, wann und wo sie sein müssen. Sollte die Bestätigung ausbleiben, rufe ihn an und bitte ihn, die Sache zu klären und final zu bestätigen

3. Legen Sie eine Frist fest 

Geben Sie am Ende an, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss und wie Sie die Bestätigung dafür erhalten möchten. 

Zum Beispiel: 

• Alles Logistische muss bis Freitag um 12:00 Uhr erledigt sein. Bitte schicke mir bis zu diesem Zeitpunkt an meine E-Mail-Adresse:
  • Die Rechnungen für das Hotel und das Auto
  • Eine Bestätigung, dass Marcin alle wichtigen Informationen hat und das Team eingewiesen wurde

4. Vergewissern Sie sich, dass die Person, an die Sie die Aufgabe delegieren, sie versteht und zur Kenntnis genommen hat 

Beispiel: Nachdem du meine E-Mail gelesen hast, schreibe mir bitte, was du zu tun hast und bis wann.

Sie können auch nach einem Detail fragen, das in der Aufgabe enthalten war, z. B. wie hoch das Budget für die Unterkunft einer Person ausfällt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter die gesamte Anweisung gründlich gelesen und nicht nur überflogen hat.

Das Vorhandensein von Prozessen, Verfahren und Anweisungen im Unternehmen hilft beim effektiven Delegieren von Aufgaben. Einen Beitrag zu diesem Thema finden Sie hier. KLICK

Ein letzter Tipp: Wenn Sie absolut sicher sein wollen, dass Ihre Aufgaben bei einer Veranstaltung gut erledigt werden, vertrauen Sie sie am besten uns an – BWS Event Support. Seit Jahren stellen wir technische Teams zum Aufbau, zur Betreuung und zum Abbau von Events aller Art zur Verfügung. Wir sorgen dafür, dass das Team gut vorbereitet ist, alle Mitarbeiter versichert sind, die notwendigen Verträge unterschrieben vorliegen, ein Platz zum Schlafen besteht und das Team weiß, wie es zu Ihnen kommt – Und das Wichtigste: Wir stellen für all das nur eine einzige Rechnung aus. Lernen Sie uns kennen!

Jeder Veranstalter kennt diese Situation: Sie suchen einen Lichttechniker, der sich auf X, Y und Z versteht. Auf Facebook meldet sich ein smart aussehender Herr mit den Worten: „Ja, ich kann das.“

Ein klares Statement – Aber können Sie ihm vertrauen?

Wie vermeiden Sie unangenehme Überraschungen während des Jobs?

3 Schritte, um sicherzustellen, dass Sie den besten Techniker einstellen:

1. Bitten Sie um einen Lebenslauf – Klingt zu sehr nach Anzug und Krawatte? Das mag sein, aber wenn ein Techniker Ihnen einen Lebenslauf schickt, bedeutet das, dass er wahrscheinlich etwas vorzuweisen und keine Angst davor hat, dass Sie einen seiner früheren Arbeitgeber kontaktieren. Ein gutes Zeichen, wenn es um Zuverlässigkeit geht.

2. Rufen Sie die im Lebenslauf aufgeführten Unternehmen an und erkundigen Sie sich, wie es mit dem Techniker gelaufen ist – Hier brauchen Sie nicht viel zu erklären, rufen Sie an und fragen Sie nach seinen Stärken und Schwächen, wie die Arbeit mit ihm war.

3. Wenn möglich, bitten Sie ihn, zu einem Vorstellungsgespräch zu Ihnen zu kommen. Während des Gesprächs können Sie ihm natürlich Fachfragen stellen, um sein Wissen zu prüfen, jedoch sollte ein solches Treffen eher ein Test seiner Zuverlässigkeit sein – ob er zum Termin erscheint, wie er auftritt (pünktlich, nüchtern?), was für eine Person hinter dem Namen und dem Lebenslauf steht (kommen Sie miteinander aus?).

Wenn Sie einen qualifizierten Techniker ohne die oben genannten Schritte einstellen möchten (und dabei viel Zeit und Nerven sparen und nur eine Rechnung statt vieler bezahlen), wenden Sie sich an uns!

Wir bieten Ihnen ein Team von einsatzerprobten Fachleuten, die sofort für Sie bereit sind.

Wir bei BWS Event Support wissen, dass technisches Fachwissen für den Erfolg jeder Veranstaltung entscheidend ist. Aus diesem Grund haben wir ein Schulungssystem entwickelt, das sicherstellt, dass unsere Techniker die besten in der Branche sind.

Das Crewing-Geschäft in Europa wächst – und damit leider auch die Zahl der Unternehmen, die sich nicht an die lokalen Gesetze halten und ihre Kunden finanziell und rechtlich in Gefahr bringen.

Kontrollen durch die Behörden beschränken sich nicht nur auf die Überprüfung der Papiere. Beamte tauchen am Veranstaltungsort auf, um die Arbeiter zu befragen, die sich im Zweifelsfall unsicher sind, mit wem sie sprechen.

Sollte ein Arbeiter angeben, dass er unter enger Aufsicht des Auftraggebers (Ihres Unternehmens) arbeitet ODER die Beamten davon ausgehen, dass dies der Fall ist (er trägt die Kleidung Ihres Unternehmens, benutzt die Werkzeuge Ihres Unternehmens…), könnte das für Sie problematisch werden!

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich im gesetzlichen Rahmen bewegen und keine Geldstrafen vom Zoll (Deutschland) oder der Finanzpolizei (Österreich) bekommen wollen.

1. Die Arbeit muss unabhängig erfolgen – Wenn Sie ein Crewing-Unternehmen beauftragen, dessen Crews nicht wirklich unabhängig arbeiten, könnte das als verdeckte Arbeitnehmerüberlassung ausgelegt werden. 

In diesem Fall sind Sie plötzlich für das gesamte Personal vor Ort verantwortlich, einschließlich der Verträge und der Sicherheit. Wenn sich herausstellt, dass keine Verträge bestehen und Sie sich auch nicht um die Arbeitsschutzschulungen gekümmert haben, sind Sie in Schwierigkeiten.

Durchschnittliche Geldstrafe – 5.000 €.

Maximale Geldstrafe – 50.000 €.

Wie stellen Sie sicher, dass die Arbeit unabhängig erfolgt und Sie abgesichert sind?

a) Engagieren Sie Crewing-Unternehmen mit qualifizierten Fachkräften.

Wenn in der Crew Stagehands arbeiten, ist das kein Problem, aber sie sollten von einem Crew Chief desselben Unternehmens beaufsichtigt werden. Das sollte eine qualifizierte Fachkraft sein, die den Produktionsabschnitt überwacht, der im Vertrag festgelegt wurde. So stellen Sie sicher, dass die Crew eigenständig einen Bereich der Produktion übernimmt.

b) Achten Sie darauf, dass das Crewing-Unternehmen seine eigene Kleidung trägt und seine eigenen Werkzeuge verwendet.

Wenn Subunternehmer T-Shirts Ihres Unternehmens tragen und Werkzeuge mit dem Logo Ihres Unternehmens verwenden, könnte dies als verdeckte Arbeitnehmerüberlassung angesehen werden.

Ein Crewing-Unternehmen sollte darauf achten, dass seine Mitarbeiter T-Shirts und Westen mit dem Logo des Unternehmens tragen und eigene Werkzeuge des Unternehmens wie Hämmer oder Elektrowerkzeuge verwenden. 

c) Legen Sie vertraglich mit dem Crewing-Unternehmen einen bestimmten Bereich der Produktion fest, für den es zuständig ist.

Stellen Sie sicher, dass die Spezialisten mit einem Plan arbeiten und nicht enger von Ihrem Manager vor Ort beaufsichtigt werden müssen. Ihr Manager kann Anweisungen besprechen, sollte aber den Crew-Mitgliedern nicht erklären, wie man grundlegende Arbeiten erledigt, z. B. einen Träger zusammenbaut oder ein Case öffnet.

Wichtig ist hier, im Vertrag mit dem Crewing-Unternehmen genau zu definieren, dass ein bestimmter Arbeitsbereich durch die Crews übernommen wird (z.B. Hängepunkte setzen).

2. Vergewissern Sie sich, dass das Crewing-Unternehmen seine Arbeitskräfte legal anstellt.

Einige Unternehmen entsenden tatsächlich Schwarzarbeiter, da Kontrollen nicht sehr häufig sind. Dadurch, dass sie ihre Mitarbeiter nicht legal einstellen, sparen sie eine Menge Geld (der Unterschied zwischen Netto- und Superbruttolohn beträgt bis zu 60 %, d. h. jemandem 200 Euro zu zahlen, bedeutet unter normalen Bedingungen Kosten von 320 Euro) und können Ihnen einen „besseren“ Preis bieten. 

a) Es sollten gültige Verträge zwischen dem Personal und dem Crewing-Unternehmen bestehen.

b) Die in Ihrem Land geltenden Mindestlöhne sollten eingehalten werden.

c) A1-Bescheinigungen sollten ausgestellt werden (im Falle Polens dauert es oft lange, bis die A1-Bescheinigung ausgestellt wird – das US-4-Formular in Verbindung mit der Bestätigung, dass der Antrag eingereicht wurde, ist ebenfalls gültig).

Hier finden Sie einen Artikel auf der offiziellen ZUS-Website (Agentur für Sozialversicherungen in Polen), der beschreibt, wie lange die Ausstellung der A1-Bescheinigung dauern darf – von 1 Tag bis zu 2 Monaten.

Artikel (z.Zt. nur auf Polnisch verfügbar)

d) Die Anmeldung beim Zoll (Deutschland, nur Messegelände) oder beim BMF (Österreich, alle Aufträge) sollte mindestens 1 Tag vor Beginn der Arbeit erfolgen.

e) Es entspricht guter Praxis, wenn ein Crewing-Unternehmen von seinen Mitarbeitern verlangt, dass sie über eine EKUZ-Karte verfügen. EKUZ ist eine europäische Krankenversicherungskarte, mit der jede Art von Krankenhausleistung kostenlos ist. Wenn ein Arbeitnehmer keine EKUZ-Karte besitzt, muss er für die Leistungen bezahlen und in seinem Herkunftsland (in unserem Fall Polen) eine Erstattung beantragen. 

EKUZ kann sich schnell auszahlen, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass die Sozialversicherung bezahlt wird, EKUZ gewährleistet, dass die Krankenversicherung jederzeit kostenlos in ganz Europa genutzt werden kann. 

f) Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter die Staatsbürgerschaft eines Landes der Europäischen Union oder eine Genehmigung zur Arbeit in Deutschland, Österreich oder dem entsprechenden Land haben.

Wenn z. B. ein ukrainischer Staatsbürger ohne eine solche Genehmigung beschäftigt wird, kann dies von den Behörden als Menschenhandel betrachtet werden (kein Scherz!). 

Wenn das Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, nichts zu verbergen hat, sollte es kein Problem darstellen, Ihnen alle in den Punkten a, b, c, d und f genannten Dokumente vorzulegen.

Wenn das Unternehmen Ihnen keine Dokumente vorlegen will, sollte das ein Warnsignal für Ihre Zusammenarbeit sein.

FORDERN SIE UNS HERAUS – Lassen Sie sich vor Auftragsbeginn alle Dokumente unserer Crew vorlegen und vergewissern Sie sich, dass wir ein seriöses Unternehmen sind!

Im September 2023 haben wir die Zertifizierung nach ISO 9001 erhalten.

Kurz gesagt bedeutet ISO 9001 zertifiziert zu sein, dass ein Unternehmen über ein gut strukturiertes Inneres verfügt. Damit meinen wir alles, was innerhalb des Unternehmens passiert – wie Verkauf, Auftragsabwicklung, Personalbeschaffung. Jeder Bereich hat wiederholbare Abläufe, denen er folgt. In der Fachsprache werden diese Abläufe als Prozesse bezeichnet, die wiederum in kleinere Segmente – Verfahren und Anweisungen – unterteilt werden.

Mit gut strukturierten Prozessen können wir die folgenden Ergebnisse erzielen:
a) Die Kunden werden auf einheitliche Weise betreut,
b) Wiederholbare Probleme werden auf einheitliche Weise gelöst,
c) Jeder Mitarbeiter kennt seinen Aufgabenbereich und weiß, wo er seine Anweisungen finden kann. Alle Aufgaben werden selbständig ausgeführt. (Sollte das nicht der Fall sein, dann ist das ein klares Signal, dass entweder der Prozess verbessert oder der Mitarbeiter besser ausgebildet werden muss).

Verbringen Sie die meiste Zeit Ihres Tages damit, Anrufe mit wiederholbaren, einfachen Fragen zu beantworten und jede Notsituation landet auf Ihrem Schreibtisch? Das ist ein klares Zeichen dafür, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen überprüft werden sollten.

Das kann auch auf Ihre Teamleiter zutreffen. Oft denken diese, dass es normal sei, den ganzen Tag Mikromanagement zu betreiben. Das ist es aber nicht – Wird es aber als normal empfunden, so werden Sie nicht einmal darauf aufmerksam gemacht, dass ein Problem besteht.

Wir müssen hier keine wissenschaftlichen Studien zitieren – Stellen Sie sich selbst oder Ihren Teamleitern einfach diese simplen Fragen:
– Wie oft am Tag beantworten Sie die gleichen Fragen?
– Wie oft werden Sie durch dringende Anrufe von Ihren Aufgaben abgehalten, bei denen es eigentlich nicht um komplexe Probleme geht?

Die Verbesserung der Prozesse, Verfahren und Anweisungen in Ihrem Unternehmen wird es Ihnen ermöglichen:
-> Die Zahl der kritischen Situationen – oder, wie es im Fachjargon heißt – die Zahl der „Fuck-Ups“ zu verringern,
-> Ihre Zeit und die Zeit Ihrer Teamleiter für das Erledigen wichtigerer Angelegenheiten zu nutzen, die dem Unternehmen echte Gewinne bringen,
-> Die Qualität der Dienstleistungen für Ihre Kunden zu steigern.

Diese drei Punkte werden sich erheblich auf die Effizienz Ihres Unternehmens auswirken (mehr bearbeitete Aufträge mit denselben Ressourcen).

Ich bin sehr zufrieden damit, dass das Bestehen des ISO-Audits für BWS nur eine Formalität war.

Zu Beginn des Jahres 2022 haben wir eine umfassende Umstrukturierung vorgenommen, bei der wir Prozesse entwickelt und eingeführt haben. Wir haben auch die Richtung bestimmt, in die wir uns entwickeln möchten – und dann haben wir das gesamte Führungspersonal ausgetauscht.

Die Führungskräfte bei BWS verschwenden keine Zeit mit kleinem Management und dem Erfinden neuer Lösungen für alte Probleme.

Dass bei uns einheitliche Prozesse bestehen, angewandt und verbessert werden, hat unter anderem dazu geführt, dass in unserem Unternehmen…

– es nur 0,77 % Abwesenheit des Personals bei Einsätzen gibt. Für ein Crewing-Unternehmen bedeutet dies, dass wir für 100 Personen im Einsatz weniger als eine Person in Reserve benötigen. Die Anwesenheit ist also nahezu perfekt, Abwesenheiten können wir nachverfolgen.
– Spezialisierung großgeschrieben wird -> Allein bis Ende Oktober 2023 hat unsere technische Abteilung 64 technische Schulungen durchgeführt, dank derer wir nun 160 Mitarbeiter mit nachweisbaren Qualifikationen in unserem Team haben.
– mehr als die Hälfte unserer Kunden aus dem Jahr 2022 ihre Nachfrage nach unserem Personal im Jahr 2023 erhöht haben (und das Jahr ist noch nicht zu Ende!).

-> Schauen Sie sich hier unseren Artikel über unsere Schulungen an 👉 bws.net.pl/de/wie-schulen-wir-unsere-crews

Ohne diese Prozesse würden wir immer noch die Anrufe von Mitarbeitern beantworten, die fragen „Wann ist der Auftrag?“, und von Kunden, die fragen „Wie hoch sind Ihre Preise?“. Unsere Mitarbeiter rufen nicht mehr an, weil sie wissen, dass neue Aufträge in unserem System erscheinen. Unsere Kunden erteilen ihre Aufträge über unsere App oder per E-Mail und kennen alle Bedingungen im Voraus für das ganze Jahr.

Fordern Sie uns heraus! Buchen Sie unser Team und sehen Sie, wie schnell, organisiert und strukturiert wir sind!

Wenn Sie ganz unverbindlich über Prozessoptimierung diskutieren möchten, freue ich mich, mit Ihnen zu sprechen und meine Erfahrungen mit Ihnen zu teilen.