Jak obsługujemy duże eventy

Duża produkcja ma mnóstwo elementów, które mogą się posypać.

• Macie pod kontrolą: harmonogram, obiekt i headlinera.
• Macie niewielki wpływ: jakość Crew, które zamawiacie.

Możecie przekazać wszystkie informacje, poprosić o konkretne umiejętności i uprawnienia, ale ostatecznie to dostawca decyduje, kogo wyśle. Czy ludzie dojadą na czas, z ważnymi uprawnieniami, w odpowiednich środkach ochrony i czy trzeciego dnia nadal będą dobrze pracować, tego już nie kontrolujecie.

Ta część jest po naszej stronie. Nie załatwiamy jej obietnicami, tylko procedurami.

Poniżej cały proces, przez który przechodzi każde Crew, które do was wysyłamy.

01 – Kto trafia na job

Dwuetapowa rekrutacja. Każdy technik wypełnia ankietę techniczną, a potem przechodzi rozmowę telefoniczną z naszym weryfikatorem technicznym. Rozmowa sprawdza prawdziwą wiedzę z teorii i praktyki, a nie to, co ktoś wpisał sobie w profil.

Uprawnienia, nie deklaracje. Kiedy job tego wymaga, wysyłamy ludzi z udokumentowanymi kwalifikacjami: IPAF/UDT na wózki widłowe i podesty ruchome, SEP do prac elektrycznych i SQQ do riggingu.

System ocen. Doświadczenie to u nas liczba w Sinchu, naszym systemie do obsady, a nie czyjaś opinia. Rating 40 albo 80+ i odznaki w profilu mówią naszym project managerom, co dana osoba potrafi i ile ma doświadczenia. Dzięki temu składamy Crew z dobrym miksem umiejętności i stażu.

Odpowiedzialność. Nasz wskaźnik no-show to 0,4%. Jeśli technik odwoła potwierdzoną zmianę po terminie, jego miejsce zajmuje technik z rezerwy. Osoba, która odwołała, ponosi konsekwencje finansowe i umowne. Nieprawda w kwalifikacjach kończy współpracę od razu.

Efekt dla was: na teren wchodzi dokładnie ta osoba, którą opisaliśmy w ofercie.

02 – Co się dzieje przed dniem wyjazdu

Każdy projekt, w Polsce i za granicą, przechodzi przez tę samą checklistę.

• Dni rozpisujemy z góry: dni dojazdu, dni pracy, dni odpoczynku. Żadnych kosztów z zaskoczenia, bo ktoś zapomniał doliczyć drogę.
• Potwierdzamy warunki na miejscu: indoor czy outdoor, dresscode, czy job obejmuje dźwiganie powyżej 25 kg i wszystkie inne ważne szczegóły.
• Briefing przed wyjazdem. Crew dostaje wasze rysunki techniczne, plany obiektu, instrukcje oraz imię i numer waszego site managera.

Crew, które przyjeżdża po briefingu, od razu zaczyna pracę. Crew, które przyjeżdża w ciemno, czeka, aż ktoś mu wytłumaczy, o co chodzi.

03 – Legalnie i wygodnie przez granicę

Noclegi. Rezerwujemy hotele z oceną minimum 7,0 na Booking.com. Dwie lub trzy osoby w pokoju, zawsze na osobnych łóżkach. Crew, które źle prześpi pierwszą noc, trzeciego dnia pracuje wolniej.

Transport. Crew jedzie naszą flotą albo autami z wynajmu długoterminowego, z przypisanymi kierowcami. Kiedy trzeba albo kiedy tak jest sprawniej, ludzie lecą samolotem.

Legalne zatrudnienie za granicą. U każdej osoby na jobie sprawdzamy ważne zaświadczenie A1. Zgłoszenia do zagranicznych urzędów, na przykład do niemieckiego Zollu, generują się automatycznie siedem dni przed wyjazdem.

Na tym etapie stają produkcje. Crew bez dokumentów podczas kontroli może was kosztować bardzo dużo, nawet cały event. Papiery załatwiamy, zanim ktokolwiek wsiądzie do busa.

04 – Z czym Crew przyjeżdża na miejsce

Środki ochrony. Całe Crew pracuje w butach S3, kaskach i kamizelkach BWS.

Certyfikowany sprzęt do pracy na wysokości. Riggerzy, scaffolderzy i technicy pracujący na wysokości mają pełny osobisty zestaw: uprząż, lonże, liny, GriGri, minimum sześć karabinków, dalmierz, klucze 17 i 24, kask, kamizelkę i buty S3.

Safety box. Każde Crew w trasie wozi alkomat i zaplombowaną skrzynkę z apteczką, rękawiczkami nitrylowymi i spisaną procedurą awaryjną.

Trzeźwość i przerwy. Crew Chief przed każdą zmianą robi test alkomatem, bez wyjątków. Przerwy planujemy centralnie dla całego Crew i razem z wami, żeby nikt nie zostawiał swojego stanowiska sam.

05 – Godziny, sprzęt i faktura

Ewidencja czasu. Po każdej zmianie Crew Chief wpisuje faktycznie przepracowane godziny, nadgodziny i liczbę zapewnionych posiłków. Jeśli nie ma cateringu, doliczamy ryczałt za każdy posiłek.

Zwrot sprzętu i aut. Narzędzia i sprzęt wracają do naszych głównych magazynów w Krakowie lub Warszawie i tam są sprawdzane. Sprawdzamy też stan aut.

Feedback w systemie. Uwagi o przebiegu joba i ocena każdej osoby trafiają do naszej bazy. Dzięki temu rating z punktu pierwszego jest zawsze aktualny.

Rozliczenie. Fakturę końcową wystawiamy dopiero wtedy, gdy potwierdzicie podsumowanie. O uwagi do rozliczenia pytamy przed fakturą, nie po.

Dlaczego to ma znaczenie

Na papierze nic z tego nie jest niezwykłe. Różnica polega na tym, że działa to przy każdym projekcie, w Polsce i za granicą, w tej samej kolejności i z tą samą checklistą.

Chcemy być Crew, które zamawiacie nie dlatego, że obiecujemy najwięcej, tylko dlatego, że zawodzimy najrzadziej.

---

Planujecie dużą produkcję? Umówcie rozmowę, kontakt znajdziecie zaraz pod tym tekstem.

Jeśli chcesz być na bieżąco z tym, co dzieje się w BWS, zapisz się do naszego newslettera poniżej.