Wie wir auf drei großen Produktionen Schlimmeres verhindert haben

Auf drei unserer Produktionen in der Hochsaison ist was schiefgelaufen, das unseren Kunden eine Verzögerung hätte bescheren können, oder sogar Schlimmeres.

• Einer unserer Transporter ist an einem Feiertag auf der Autobahn liegengeblieben.
• Auf einer anderen Produktion musste ein Crew-Mitglied am ersten Morgen zurück nach Polen.
• Bei einer Festinstallation in Deutschland war die vorher bekannte Werkzeugliste unvollständig.

In allen drei Fällen hat unsere Crew trotzdem wie geplant angefangen.

Hier steht, was passiert ist und warum es jedes Mal funktioniert hat.

01 – Langfristige Planung, am Beispiel Wacken

Im Mai hat ein Kunde einen Zeltaufbau in Wacken für Juli bestätigt. Zwei volle Monate Vorlauf.

Diese Zeit haben wir für zwei Dinge genutzt. Wir haben Unterkünfte gebucht, solange in der Gegend noch Zimmer frei waren, und dafür einen normalen Preis gezahlt statt Festivalwochen-Preis. Und wir konnten aus unserer kompletten Crew-Liste auswählen, also Crew schicken, die diese Art Aufbau schon kennt.

Wie viel diese zwei Monate wert sind, sieht man am besten an einem Job, bei dem wir sie nicht hatten. Ein anderes deutsches Festival wurde sieben Tage vor Load-in bestätigt. Gleiches Land, gleiche Arbeit.

Nur war in der Nähe des Geländes nichts Vernünftiges mehr frei, und unsere Crew hat in Wohncontainern auf dem Festivalgelände geschlafen, bei über 30 Grad innen. Keine gute Lösung, wenn ihr am nächsten Tag eine ausgeruhte Crew braucht.

Beide Aufbauten haben qualifizierte Crews gemacht, an der Qualität der Arbeit liegt es also nicht. Der Unterschied ist: Mit zwei Monaten Vorlauf bekommt ihr dieselbe Crew zurück, die euer Gelände letztes Jahr aufgebaut hat, und ihr zahlt den Unterkunftspreis, den ihr eingeplant habt.

Mit sieben Tagen bekommt ihr in beiden Punkten das, was der Markt noch übrig hat. Und vielleicht eine Unterkunft, in der sich niemand erholt, bevor am nächsten Morgen der nächste harte Arbeitstag ansteht.

02 – Flexibilität, wenn etwas kaputt geht

Am Anreisetag zu einem Job in Bad Homburg ist einer unserer Transporter auf der Autobahn liegengeblieben. Feiertag, rund 40 Grad, 90 Minuten vom Hotel entfernt.

Der Pannendienst wollte in acht Stunden da sein. Also haben wir stattdessen Hotels entlang der Strecke durchtelefoniert, und einer der Besitzer ist selbst rausgefahren und hat unsere Crew abgeholt.

Dann haben wir ein Ersatzfahrzeug gesucht. Drei Autovermietungen hatten nichts frei, und das einzige Auto in der Nähe war ein Fiat 500. Kein Auto für Scaffolder mit Werkzeug. Also haben wir in Polen eines unserer eigenen Autos auf einen Abschleppwagen geladen und über Nacht nach Deutschland geschickt.

In derselben Woche war auf diesem Aufbau ein Crew-Mitglied nicht einsatzfähig und musste am ersten Morgen zurück nach Polen. Zwölf Stunden später stand der Ersatz vor Ort. Er war schon in Deutschland und hat gerade einen anderen Job beendet, also musste er gar nicht erst aus Polen anreisen.

Einen Feiertag oder einen kaputten Transporter können wir nicht verhindern. Was wir können: unsere Notfallprozeduren durchziehen und Crew am selben Tag quer durch Europa verschieben, ohne zu warten, bis Montagmorgen ein Büro aufmacht. Das ist der Unterschied zwischen einem Aufbau, der wie geplant startet, und einem, der es nicht tut.

03 – Crew Chiefs, die vor Ort entscheiden dürfen

Vor einer Festinstallation bekommen wir den Plan und die Werkzeugliste, und wir packen nach dieser Liste. Bei einer Installation in Deutschland in diesem Jahr deckte die Liste nicht alles ab, was vor Ort tatsächlich gebraucht wurde.

Unser Crew Chief hat die Lücke am ersten Morgen gesehen, ist in den Baumarkt gefahren, hat gekauft, was fehlte, und unsere Crew hat wie geplant gearbeitet. Niemand hat aus eigener Tasche gezahlt und niemand hat einen Monat auf die Erstattung gewartet.

Zwei Dinge machen das möglich. Jeder Crew Chief auf einem langen oder schwer planbaren Job hat eine Firmenkarte dabei, das Geld ist also vor Ort verfügbar. Wichtiger noch: Unsere Crew Chiefs sind darauf trainiert, diese Entscheidung selbst zu treffen, und sie wissen, dass die Firma dahintersteht.

Ein Crew Chief, der für einen Einkauf von 40 Euro erst in einem anderen Land anrufen muss, wartet in der Regel lieber ab. Und dann landet das Problem in eurem Zeitplan.

Future of Festivals, Berlin, 25. und 26. November

Wir sind auf der Future of Festivals, Station Berlin, Stand 3-L11.

Wir fahren aus demselben Grund hin, aus dem wir diesen Artikel geschrieben haben. Keins dieser Probleme gehört nur einer Firma, und keine Firma löst sie allein. Die Branche wird besser, wenn Leute teilen, was sie gelernt haben.

Kommt vorbei und erzählt uns eure Version der Geschichte mit dem kaputten Transporter.

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