Jak uratowaliśmy trzy duże produkcje przed katastrofą

Na trzech produkcjach w szczycie sezonu coś poszło nie tak. Każda z tych sytuacji mogła kosztować klienta opóźnienie, pieniądze, albo skończyć się katastrofą.

• W święto padł nam bus na autostradzie.
• Na innej produkcji człowiek z Crew wypadł pierwszego dnia rano i musiał wracać do Polski.
• Na festiwalu nasze Crew spało w kontenerach, w których było ponad 30 stopni.
• Przy instalacji stałej w Niemczech dostaliśmy niepełną listę narzędzi.

We wszystkich trzech przypadkach nasze Crew zaczęło pracę zgodnie z planem.

Poniżej: co się stało i dzięki czemu za każdym razem dało się to odkręcić.

01 – Planowanie z wyprzedzeniem, na przykładzie Wacken

W maju klient potwierdził nam montaż miasteczka namiotowego w Wacken na lipiec. Dwa pełne miesiące zapasu.

Ten czas poszedł na dwie rzeczy. Po pierwsze, zarezerwowaliśmy noclegi, kiedy w okolicy były jeszcze wolne pokoje, więc zapłaciliśmy normalną stawkę, a nie festiwalową. Po drugie, mieliśmy do dyspozycji pełną listę ludzi, więc wysłaliśmy tych, którzy taki montaż robili już wcześniej.

Ile warte są te dwa miesiące, najlepiej widać tam, gdzie ich nie mieliśmy. Inny niemiecki festiwal potwierdził się siedem dni przed load-in. Ten sam kraj, ta sama robota. Tylko że w zasięgu terenu nie było już nic sensownego i Crew spało w kontenerach mieszkalnych na terenie festiwalu, gdzie w środku było ponad 30 stopni.

Kiepsko, jeśli następnego dnia potrzebujecie wypoczętego Crew. Dowieźliśmy wentylatory i mobilną klimatyzację, ale dopiero na drugi dzień.

Obie produkcje robili wykwalifikowani ludzie, więc nie chodzi o jakość roboty. Chodzi o to, że przy dwóch miesiącach zapasu dostajecie tych samych ludzi, którzy stawiali wam teren rok wcześniej, i płacicie za nocleg tyle, ile mieliście w budżecie.

Przy siedmiu dniach dostajecie to, co akurat zostało wolne. I nocleg, i ludzi. A nocleg, który akurat został wolny, potrafi być miejscem, w którym nikt się nie wyśpi przed kolejnym ciężkim dniem.

02 – Elastyczność, kiedy coś się psuje

W dniu dojazdu na job w Bad Homburg padł nam bus na autostradzie. Święto, około 40 stopni, 90 minut od hotelu.

Pomoc drogowa obiecała przyjazd za osiem godzin. Zamiast czekać, zaczęliśmy obdzwaniać hotele wzdłuż trasy. Jeden z właścicieli wsiadł w auto i sam po nich pojechał.

Potem szukaliśmy auta zastępczego. Trzy wypożyczalnie nie miały nic wolnego, a jedyne wolne auto w okolicy to był Fiat 500. Nie jest to auto dla scaffolderów z narzędziami. Załadowaliśmy więc w Polsce jedno z naszych aut na lawetę i wysłaliśmy je nocą do Niemiec.

W tym samym tygodniu na tej samej produkcji kolejny człowiek z Crew wypadł i pierwszego dnia rano wracał do Polski. Dwanaście godzin później zastępstwo było na miejscu. Był akurat w Niemczech, kończył inny job, więc nie musiał jechać z Polski.

Na święto ani na awarię busa nie mamy wpływu. Mamy za to spisane procedury awaryjne i ludzi, których jesteśmy w stanie ściągnąć na miejsce tego samego dnia, z dowolnego miejsca w Europie, bez czekania aż w poniedziałek rano ktoś otworzy biuro. I to jest cała różnica między produkcją, która rusza o czasie, a taką, która nie rusza.

03 – Crew Chiefowie, którzy decydują na miejscu

Przed instalacją stałą dostajemy plan i listę narzędzi, i pakujemy się według niej. Na jednej z tegorocznych instalacji w Niemczech lista nie pokrywała wszystkiego, czego wymagał obiekt.

Nasz Crew Chief zobaczył to pierwszego dnia rano, pojechał do marketu budowlanego, dokupił brakujące rzeczy i Crew ruszyło zgodnie z planem. Nikt nie płacił z własnej kieszeni i nikt nie czekał miesiąca na zwrot.

Składają się na to dwie rzeczy. Każdy Crew Chief na długim albo nieprzewidywalnym jobie ma przy sobie firmową kartę, więc pieniądze są na miejscu. Ważniejsze jest to drugie: nasi Crew Chiefowie są przeszkoleni, żeby podjąć taką decyzję sami, i wiedzą, że firma za nimi stoi.

Crew Chief, który przy zakupie za 40 euro musi dzwonić do innego kraju po zgodę, jest skazany na czekanie i opóźnienia. A wtedy problem ląduje w waszym harmonogramie.

Future of Festivals, Berlin, 25 i 26 listopada

Będziemy na Future of Festivals, Station Berlin, stoisko 3-L11.

Jedziemy tam z tego samego powodu, dla którego napisaliśmy ten tekst. Żaden z tych problemów nie jest tylko nasz i żadna firma nie rozwiąże ich sama. Branża idzie do przodu wtedy, kiedy ludzie mówią sobie, czego się nauczyli.

Wpadnijcie na stoisko. Każdy ma swoją historię z zepsutym busem, chętnie posłuchamy waszej.

---

Chcesz darmowe wejściówki na Future of Festivals? Umów rozmowę, kontakt znajdziesz zaraz pod tym tekstem.

Jeśli chcesz być na bieżąco z tym, co dzieje się w BWS, zapisz się do naszego newslettera poniżej.